就活では嫌でもメールを企業の採用担当とやりとりする事が増えてきます。
メールは会話のキャッチボールですから受け取りっぱなしは良くありません。
かといってすべてのメールに返信していては大量すぎて1日が終わってしまいます。
ビジネスメールに慣れていないと、このメールは返信するべきかどうか迷う場面もでてくるかと思いますのでいくつかの例を紹介しながら分類していきます。
目次
1.絶対に返信が必要なメール
件名や本文に要返信と書かれている場合
これは言わずもがな返信が必要です。
例えば面接・面談の日程調整や、内定後の入社準備などは、あなたに確認事項があって連絡していますので必ず内容をよく読んですみやかに返信しましょう。
すぐに返信が難しい場合には、メールは確認したけど返信ができない事、いつまでには返信できるかを添えて返信する事が大切です。
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2.返信しておいた方が無難なメール
例えばあなたが問い合わせした事に関して、回答があった場合には、お礼の返信をすると良いでしょう。
あなたが返信を”受け取りました”というサインになるからです。
採用担当も機械ではないので、あなたが求めていた回答を自分ができていたかどうか気にかけている場合もあります。
短文で構いませんし、変に恐縮する必要もありませんが、返信しておく方が無難です。
また、企業の採用担当からの近況確認などのメールがあった場合にも返信しておくと良いでしょう。
あまりにも音沙汰がない場合、入社前から”注意人物”としてマークされてしまいます。
3.特に返信のいらないメール
自分以外の多数に送信している、主に告知を主旨としたメールには特に返信が必要ありません。
例えば「（イベント）の開催が決定しました！」や「面接の追加日程を公開しました」などといったお知らせがこれに該当します。
これらは応募者にまとまって送信しているメールですので、いちいち返信が来ていたら採用担当のメールボックスは一瞬でパンクしてしまいます。
ただし、受け取った内容について質問がある場合は、そのメールに返信する形で問い合わせすると、自分の問い合わせたい内容が伝わりやすく会話がスムーズになります。
4.メール返信のマナー
メールも会話の一種ですから、キャッチボールが大切です。
自分だけ投げ続けたり、あるいは受け取るだけではキャッチボールとして成立しないという事を頭に入れて返信すると良いでしょう。
また、返信の際には「全員に返信」する事と、受け取った内容が引用される設定にする事を忘れずに。
共有が必要な担当のメールアドレスがCCに入っている可能性があるため「全員に返信する」事が必要です。
また受け取った内容が下に残り、どのような会話をしていたかを残しておくことでキャッチボールがスムーズになります。
これらはスマートフォンで返信する場合、あらかじめ設定変更しておかなければならない場合もありますので、就活が始まる前に設定を見直しておくと良いでしょう。
4.最悪の場合、内定取り消しも、、
大きく分類すると、内定前までは比較的返信不要のメールが多く、内定後は返信を要するメールが多いです。
内定後は、現場社員との面談や、研修などの日程調整、入社に必要な書類や手続きの連絡など、大事なメールがたくさん送られてくるようになります。
これら必要なメールに返信がない場合、最悪内定取り消しというケースもあり得ます。
まずは受信メールに一通り目を通す癖をつけましょう。返信が必要だが、今すぐには返信できない、というものに関しても、その場で放置すると忘れてしまいますから、いつまでに回答します、といったファーストアクションを起こしておく癖をつけることをお勧めします。
